クリニックの事務長に求められるスキルと採用ポイントを解説！

クリニックの事務長は、クリニック運営において重要な役割を担っています。

医師や看護師といった医療従事者たちが診療に専念できるよう、スムーズなクリニック運営を支援するのが事務長の役割です。

本記事では、クリニックの事務長が果たす役割や業務内容、求められるスキル、採用ポイントなどについて解説します。

クリニックの事務長とは

クリニックの事務長とは、事務管理部門の責任者となる役職です。医師や看護師など医療従事者たちが診療に専念できるよう、スムーズなクリニック運営を支援することが求められます。

具体的には、受付、予約管理、診療報酬請求業務、給与計算、人事管理など、クリニックの日々の運営に必要な業務を担当します。また地域医療連携など、クリニック外部との関係性も重要な仕事の一つです。

クリニックの事務長は、医療業界での経験やコミュニケーション能力が高いことが重要なポイントとなります。また、クリニックの運営に関する知識や経験、ITスキル、忍耐力やチームワークなどのスキルも求められます。

クリニックの事務長が果たす役割

クリニックの事務長が果たす役割は、大きく分けて4つに分けられます。

まずは、クリニックの運営管理に関する役割を担当します。具体的には、受付や予約管理、診療報酬請求業務、給与計算、人事管理など、多岐にわたる業務を担当します。

次に、医師や看護師などの医療従事者との連携業務があります。医療従事者たちがスムーズに診療に専念できるよう、業務を適切に処理し、クリニック運営の改善や問題解決を図ることも重要な役割です。

また、患者を集客することもクリニックの事務長が果たす重要な役割の一つです。事務長は、クリニックの運営において、新規患者の獲得や患者満足度の向上を図るために積極的に取り組む必要があります。

最後に、クリニックの外部との関係性を構築・維持することも求められます。地域医療連携や他の医療機関との連携など、クリニック外部との関係性を構築することで、自院への患者紹介を促します。

クリニックの事務長の業務内容

クリニックの事務長の業務内容は、以下のように多岐に渡ります。

診療報酬請求業務

診療報酬請求業務は、クリニックの主要な業務の1つです。事務長は診療報酬の請求書作成や点数調査、請求業務の管理を行います。請求業務の正確性と迅速性が求められます。診療報酬制度に関する知識も求められます。

会計・経理業務

会計・経理業務は、予算策定や決算業務、資金管理などを担当します。経営状況の把握や会計情報の管理、資金繰りの見通しの立て方などが必要です。

人事・労務管理

人事・労務管理では、スタッフの採用、昇進、退職、評価などを行います。スタッフの教育や研修も担当します。人材採用や労務トラブルの対応、雇用契約書の作成や社会保険手続きなどが必要です。

広報・マーケティング

広報・マーケティング業務は、クリニックのイメージ向上や患者獲得のために行われます。事務長は、広報戦略やマーケティング戦略の立案・実行、イベントの企画・実施、広告・PR活動の企画・制作などを担当します。また、来院患者のニーズを分析・評価して、サービスを改善することで患者満足度の向上にも取り組みます。

クリニックの運営改善

業務効率化や診療体制の改善、設備投資などを検討し、クリニックの運営改善に取り組みます。業務改善のためには、経営状況の把握や、スタッフの意見を取り入れたり、患者のニーズを把握したりすることが必要です。

法令遵守

クリニックの運営には、医療法や労働法などの関連法規に従う必要があります。事務長は、関連法規を遵守し、クリニックの運営を適切に行うことが求められます。クリニックの運営に必要な許認可申請や社会保険や雇用保険の労務手続きなどが挙げられます。

クリニックの事務長に求められるスキル

クリニックの事務長は、クリニックの運営を円滑に進めるために、以下のような多くのスキルが求められます。

コミュニケーション能力

事務長は、スタッフや患者、関係者と円滑なコミュニケーションを図ることが求められます。スタッフのモチベーションを高め、チームビルディングを行い、クリニックの運営に必要な情報の共有や意見交換を行います。また、患者とのコミュニケーションにおいても、丁寧な対応や質問に対する的確な回答などが求められます。

リーダーシップ

事務長は、院長を補佐する立場として、組織をまとめるリーダーシップが求められます。スタッフと共に目標を設定し、計画を立て、実行に移すことでクリニックの運営を円滑に進めることができます。

経営管理能力

事務長は、クリニックの経営戦略の立案や実行を効果的に行える能力が必要です。経営状況や市場状況を正確に把握し、適切な判断を行い、クリニックの成長につながるような戦略を立てることが求められます。

分析能力

事務長には、経営状況を分析し、適切な判断を行う能力が求められます。具体的には、クリニックの業績分析、競合分析、データ分析などが挙げられます。分析能力に優れ、正確な情報を元に適切な意思決定を行うことが求められます。

法令知識

事務長は、関連法規を理解し、適切に対応できる知識が求められます。医療法や労働法などに関する知識が必要です。また、患者情報の管理については、個人情報保護法や医療情報の適正な管理に関する法律に従う必要があります。法令に基づく業務の適切な遂行や、法令違反を未然に防ぐことが求められます。

クリニックの事務長を採用する際のポイント

クリニックの事務長は、クリニックの運営において重要な役割を担っています。採用時には過去の経験や実績、適性と人柄、専門知識、柔軟性、モチベーションなどの能力・適性を幅広く評価することが重要です。

経験と実績

事務長採用時採用時には、過去の経験と実績を重視することが重要です。過去の経験を元に、スタッフのマネジメントや経営戦略の策定、診療報酬請求業務などを円滑に進めることができるかを判断します。

コミュニケーション能力

クリニックの事務長は、医療従事者だけでなく、患者やその家族、クリニックに訪れる他の人たちともコミュニケーションを取ることが求められます。そのため、事務長には優れたコミュニケーション能力が求められます

リーダーシップ

事務長は、院長を補佐する立場として組織をまとめ、スタッフを育成し、クリニックの運営に責任を持つリーダーシップが求められます。リーダーシップには、コミュニケーション力、決断力、協調性、人間性などが求められます。

専門知識

事務長は、医療業界における知識や経験を持ち、法令に基づいた業務遂行が求められます。採用時には、専門知識の有無を確認することが必要です。医療業界に関する知識や法令に関する知識を持ち合わせていることが望ましいです。

柔軟性

クリニックの運営は、常に変化しています。採用時には、柔軟性があるかどうかを確認することが重要です。新しいアイデアや技術を取り入れ、クリニックの運営改善に取り組むことができるかどうかを見極めましょう。

モチベーション

事務長は、クリニックの運営において多忙な業務に取り組みます。多忙な業務に耐えられるよう、採用時にはモチベーションが高く、責任感を持って業務に取り組むことができるかどうかを確認することが必要です。

まとめ

クリニックの事務長は、クリニックの運営において重要な役割を担うポジションです。事務長は院長の補佐を行い、経営戦略の策定やスタッフのマネジメント、診療報酬請求や経理業務など幅広い業務に関与します。

求められるスキルとしては、コミュニケーション能力や経営・管理能力、リーダーシップ、分析能力、法令知識が挙げられます。

事務長を採用する際は、経験と実績、適性と人柄、コミュニケーション能力、専門知識、柔軟性、モチベーションなどを重視することが重要です。